Arvioinneissa arvioitavia asioita

Mitä toimittaja-arvioinnissa arvioidaan?

Toimittaja-arvioinnin sisältö riippuu tilaajasta, toimialasta, hankinnan kohteesta sekä toimittajan tehtävistä ja toimintaan liittyvistä riskeistä. Yhtä kaikille yrityksille yhteistä arviointimallia ei ole. Arviointi voi olla muutaman keskeisen asian tarkastus tai huomattavasti laajempi kokonaisuus.

Tilaajan tavoitteena on yleensä saada riittävä käsitys siitä, pystyykö toimittaja täyttämään sille asetetut vaatimukset ja hallitsemaan omaan toimintaansa liittyvät olennaiset riskit. Arvioinnissa voidaan tarkastella toimintatapoja, vastuita, käytännön toteutusta sekä erilaisia dokumentteja ja muuta näyttöä.

Seuraavat aihealueet ovat tyypillisiä toimittaja- ja HSEQ-arvioinneissa. Kaikkia niistä ei kuitenkaan välttämättä arvioida jokaisen toimittajan kohdalla.

Johtaminen ja vastuullisuus

Hyvin johdetussa toiminnassa vastuut, tehtävät ja päätöksenteko ovat riittävän selkeitä. Toimittaja-arvioinnissa voidaan selvittää esimerkiksi, kuka vastaa turvallisuudesta, laadusta, ympäristöasioista, henkilöstöstä ja muista arvioinnin kannalta olennaisista kokonaisuuksista sekä miten niiden toteutumista seurataan.

Vastuullisuus liittyy nykyisin yhä useammin myös toimitusketjuihin. Tilaajaa voivat kiinnostaa esimerkiksi toimittajan eettiset toimintaperiaatteet, henkilöstövastuu, ympäristövastuu, hyvän hallinnon käytännöt ja väärinkäytösten ehkäiseminen. Pieneltä toimittajalta ei välttämättä odoteta laajaa vastuullisuusraportointia, mutta sen pitäisi pystyä kertomaan, miten olennaiset vastuullisuusasiat on omassa toiminnassa huomioitu.

Työturvallisuus ja henkilöstö

Työturvallisuus on keskeinen osa monia toimittaja-arviointeja, erityisesti silloin, kun toimittajan henkilöstö työskentelee tilaajan tiloissa, työmailla, tuotannossa tai muuten turvallisuuden kannalta vaativissa tehtävissä.

Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi vaarojen tunnistamista ja riskien arviointia, perehdyttämistä, turvallisuusohjeita, henkilönsuojaimia, työtapaturmien käsittelyä sekä lakisääteisten työsuojeluvelvoitteiden hoitamista. Henkilöstön osalta kiinnostuksen kohteena voivat olla myös osaaminen, koulutukset, pätevyydet ja niiden seuranta. Tilaaja haluaa varmistua siitä, että työhön lähetetään osaavia ja asianmukaisesti perehdytettyjä henkilöitä.

Ympäristö- ja kemikaaliasiat

Toimittajan toiminnalla voi olla ympäristövaikutuksia, jotka vaikuttavat myös tilaajan toimintaan, tavoitteisiin ja vastuullisuuteen. Arvioinnissa voidaan siksi selvittää esimerkiksi jätteiden käsittelyä, päästöjä, energiankäyttöä, ympäristöriskejä sekä toimintaa ympäristöpoikkeamissa.

Kemikaaleja käyttäviltä yrityksiltä voidaan tarkastella esimerkiksi kemikaaliluetteloita, käyttöturvallisuustiedotteita, kemikaalien säilytystä, merkintöjä, riskien arviointia ja henkilöstön ohjeistamista. Arvioinnin laajuuteen vaikuttaa luonnollisesti se, millaisia ympäristövaikutuksia ja kemikaaliriskejä toimittajan toimintaan tosiasiassa liittyy.

Riskienhallinta ja toiminnan jatkuvuus

Tilaajalle on tärkeää, että sovitut tuotteet tai palvelut pystytään toimittamaan myös häiriötilanteissa. Arvioinnissa voidaan siksi tarkastella, onko toimittaja tunnistanut toimintaansa liittyviä olennaisia riskejä ja miten niihin on varauduttu.

Tarkasteltavia asioita voivat olla esimerkiksi avainhenkilöriskit, laite- ja järjestelmähäiriöt, toimituskatkokset, tulipalot, sähkökatkot sekä riippuvuus yksittäisistä toimittajista tai alihankkijoista. Kaikilta yrityksiltä ei edellytetä laajaa jatkuvuudenhallintajärjestelmää. Olennaista on, että toiminnan kannalta merkittäviä häiriöitä on mietitty etukäteen ja tarvittavista varautumistoimista on huolehdittu.

Tietoturva, kyberturvallisuus ja tietosuoja

Digitalisaation myötä toimittajat voivat päästä käsiksi tilaajan järjestelmiin, tietoihin, henkilötietoihin tai muuhun luottamukselliseen aineistoon. Toimittajan tietoturvan puutteet voivat siksi muodostaa riskin myös tilaajalle.

Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa, salasanoja ja monivaiheista tunnistautumista, varmuuskopiointia, tietoturvaohjeita, henkilöstön osaamista, tietoturvapoikkeamien käsittelyä ja henkilötietojen suojaamista. Vaatimusten taso riippuu olennaisesti siitä, millaisia tietoja ja järjestelmiä toimittaja käsittelee ja kuinka kriittinen toimittaja tilaajalle on.

Toimitusketju, hankinnat ja alihankinta

Toimittaja ei välttämättä tuota kaikkea itse. Se voi käyttää omia alihankkijoita, vuokratyövoimaa, materiaalitoimittajia, kuljetusyrityksiä, pilvipalveluita tai muita ulkopuolisia palveluntarjoajia. Tällöin tilaajaa voi kiinnostaa myös se, miten toimittaja hallitsee omaa toimitusketjuaan.

Arvioinnissa voidaan kysyä esimerkiksi alihankkijoiden valinnasta, hyväksymisestä, sopimuksista, perehdyttämisestä, turvallisuusvaatimuksista ja toiminnan seurannasta. Keskeinen kysymys on, ulottuvatko tilaajan asettamat olennaiset vaatimukset tarvittaessa myös niihin yrityksiin, joita toimittaja itse käyttää oman palvelunsa tai tuotteensa tuottamiseen.

Laadunhallinta

Laadunhallinta ei tarkoita automaattisesti sitä, että toimittajalla pitäisi olla sertifioitu ISO 9001 -laadunhallintajärjestelmä tai edes muodollinen laadunhallintajärjestelmä. Tilaajan kannalta olennaisempaa on usein se, miten toimittaja käytännössä varmistaa tuotteensa tai palvelunsa sovitun laadun.

Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi työohjeita, laadun tavoitteita ja seurantaa, tarkastuksia, mittauksia, reklamaatioiden käsittelyä, virheiden ehkäisemistä sekä korjaavia toimenpiteitä. Jos toimittajalla on sertifioitu laadunhallintajärjestelmä, se voi olla yksi tapa osoittaa järjestelmällistä toimintaa, mutta arvioinnissa voidaan hyväksyä myös muuta näyttöä toimivasta laadunhallinnasta.

Vaatimustenmukaisuus, sopimukset ja poikkeamien hallinta

Tilaajan on voitava luottaa siihen, että toimittaja tuntee omaa toimintaansa koskevat olennaiset velvoitteet ja noudattaa sovittuja vaatimuksia. Ne voivat perustua esimerkiksi lainsäädäntöön, viranomaismääräyksiin, sopimuksiin, tilaajan ohjeisiin tai toimialakohtaisiin vaatimuksiin.

Arvioinnissa voidaan tarkastella myös sopimusten ja vastuiden hallintaa sekä sitä, miten poikkeamista ilmoitetaan, miten ne tutkitaan ja miten korjaavat toimenpiteet toteutetaan. Poikkeama voi liittyä esimerkiksi laatuun, turvallisuuteen, ympäristöön, tietoturvaan tai toimitukseen. Olennaista ei ole se, ettei toiminnassa koskaan tapahtuisi virheitä, vaan myös se, miten yritys havaitsee, käsittelee ja ehkäisee niiden toistumista.

Arvioinnin painotukset riippuvat toimittajasta ja tilaajasta

Toimittaja-arviointia ei kannata ajatella valmiina tarkastuslistana, joka olisi samanlainen kaikille yrityksille. Tilaajan vaatimusten pitäisi suhteutua hankinnan kohteeseen, toimittajan tehtäviin, toimialaan ja toimintaan liittyviin riskeihin.

Pieneltä asiantuntijayritykseltä voidaan odottaa hyvin erilaisia asioita kuin teollisuuden kunnossapitoyritykseltä, kemikaalitoimittajalta tai kriittisen tietojärjestelmän palveluntarjoajalta.

Toimittajan kannalta paras lähtökohta onkin selvittää ensin mitä juuri kyseinen tilaaja edellyttää ja verrata vaatimuksia yrityksen nykyisiin toimintatapoihin. Samalla kannattaa katsoa yksittäistä arviointia pidemmälle. Kun turvallisuus, laatu, vastuullisuus, riskienhallinta ja muut keskeiset asiat ovat jatkuvasti hallinnassa, myös seuraavaan toimittaja-arviointiin valmistautuminen on huomattavasti helpompaa.