Mitä toimittaja-arviointi tarkoittaa – ja miten siihen valmistaudutaan?

Toimittaja-arviointi tulee monelle yritykselle ensimmäisen kerran vastaan silloin, kun asiakas tai potentiaalinen tilaaja ilmoittaa haluavansa arvioida yrityksen toimintaa. Arviointi voi liittyä uuden toimittajan hyväksymiseen, tarjouskilpailuun, olemassa olevaan asiakassuhteeseen tai tilaajan säännölliseen toimittajaseurantaan.

Ensimmäinen arviointi voi herättää paljon kysymyksiä. Mitä meiltä odotetaan? Mitä asioita arvioidaan? Millaisia asiakirjoja pitäisi löytyä? Pitääkö yrityksellä olla sertifioitu johtamisjärjestelmä? Entä mitä tapahtuu, jos arvioinnissa havaitaan puutteita?

Toimittaja-arviointia ei kannata nähdä vain yksittäisenä tarkastuksena. Tilaaja pyrkii saamaan riittävän varmuuden siitä, että toimittaja pystyy hoitamaan tehtävänsä luotettavasti, turvallisesti, laadukkaasti, vastuullisesti ja sovittujen vaatimusten mukaisesti. Samalla arviointi antaa toimittajalle mahdollisuuden tunnistaa oman toimintansa vahvuuksia ja kehittämiskohteita.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Mitä toimittaja-arviointi tarkoittaa?

Toimittaja-arviointi on yleisnimitys erilaisille menettelyille, joilla tilaaja arvioi nykyisen tai mahdollisen tulevan toimittajan toimintakykyä ja toimintatapoja. Arviointi voidaan toteuttaa esimerkiksi kyselynä, itsearviointina, asiakirjojen tarkastuksena, haastatteluina, auditointina, toimipaikalla tehtävänä arviointina tai näiden yhdistelmänä.

Menettelyt ja vaatimukset vaihtelevat. Pienen palvelutoimittajan arviointi voi olla melko kevyt, kun taas esimerkiksi teollisuuden, rakentamisen, energia-alan tai muun turvallisuuden ja jatkuvuuden kannalta merkittävän toimittajan toimintaa voidaan tarkastella huomattavasti laajemmin.

Toimittaja-arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi työturvallisuutta ja työsuojelua, laadunhallintaa, ympäristöasioita, kemikaaliturvallisuutta, henkilöstön osaamista ja perehdyttämistä, riskienhallintaa, vastuullisuutta, tietoturvaa ja tietosuojaa, toiminnan jatkuvuutta, alihankintaa, toimitusketjun hallintaa sekä johtamista ja vaatimustenmukaisuutta.

Kaikissa arvioinneissa ei arvioida kaikkea. Sisältö riippuu tilaajasta, toimialasta, hankinnan kohteesta, toimittajan tehtävistä ja toimintaan liittyvistä riskeistä.

Miksi tilaaja arvioi toimittajiaan?

Organisaatio ei toimi toimitusketjustaan irrallaan. Toimittajan ongelma voi nopeasti muuttua myös tilaajan ongelmaksi. Vakava työtapaturma, laatupoikkeama, ympäristövahinko, tietoturvaloukkaus, toimituskatkos tai alihankkijan toiminnassa havaittu epäkohta voi vaikuttaa asiakkaaseen ja pahimmillaan laajemmalle toimitusketjuun.

Tämän vuoksi tilaajat haluavat tuntea toimittajansa ja saada näyttöä siitä, että toiminta on hallittua. Arviointi auttaa tunnistamaan toimittajiin liittyviä riskejä, vertailemaan toimittajia, varmistamaan asetettujen vaatimusten toteutumista ja kehittämään yhteistyötä.

Vaatimuksia voivat asettaa tilaajan omien tavoitteiden lisäksi esimerkiksi lainsäädäntö, sopimukset, asiakkaiden vaatimukset, johtamisjärjestelmät, vastuullisuusperiaatteet sekä turvallisuutta, ympäristöä, laatua tai toimitusketjua koskevat toimintamallit.

Millaisia toimittaja-arviointeja tehdään?

Yhtä kaikille yrityksille yhteistä toimittaja-arviointia ei ole. Tilaajaorganisaatioilla voi olla omia toimittajakyselyitä, hyväksymismenettelyjä, auditointeja, vastuullisuusarviointeja, toimittajavaatimuksia ja Supplier Code of Conduct -periaatteita.

Suomessa tunnettu esimerkki järjestelmällisestä arviointimenettelystä on HSEQ®-arviointi, jossa tarkastellaan terveyteen, turvallisuuteen, ympäristöön ja laatuun liittyviä toimintatapoja. Menettelyä hyödyntää joukko suuria tilaajaorganisaatioita. HSEQ® on kuitenkin yksi esimerkki toimittajien arvioinnista – monet suuret tilaajat käyttävät myös omia arviointi- ja hyväksymismenettelyjään.

Toimittaja voi siten kohdata eri asiakkaiden kanssa erilaisia kysymyksiä ja arviointimalleja. Perusasiat toistuvat kuitenkin usein: miten yritystä johdetaan, miten riskit tunnetaan, miten henkilöstön osaamisesta huolehditaan, miten turvallisuutta, laatua ja vastuullisuutta hallitaan ja miten sovittujen toimintatapojen toteutuminen pystytään osoittamaan.

Mitä tilaaja odottaa toimittajalta?

Toimittaja-arvioinnissa ei yleensä riitä pelkästään ilmoitus siitä, että asia on kunnossa. Arvioija voi pyytää myös näyttöä siitä, miten asia on käytännössä järjestetty.

Jos yritys kertoo arvioivansa työturvallisuusriskejä, voidaan pyytää nähtäväksi riskien arviointi. Perehdyttämisestä voidaan tarkastella perehdytysohjeita ja kirjauksia toteutuneista perehdytyksistä. Poikkeamien hallinnasta voidaan pyytää kuvaus ilmoitusmenettelystä ja esimerkkejä tehdyistä korjaavista toimenpiteistä.

Vastuullisuuden merkitys on samalla kasvanut. Tilaaja voi olla kiinnostunut esimerkiksi ympäristövaikutusten hallinnasta, henkilöstön asianmukaisesta kohtelusta, eettisistä toimintaperiaatteista, toimitusketjusta ja siitä, miten toimittaja itse valitsee ja valvoo omia alihankkijoitaan.

Jokaiselta yritykseltä ei kuitenkaan edellytetä valtavaa määrää järjestelmiä ja asiakirjoja. Toimintatapojen pitäisi olla suhteessa yrityksen kokoon, tehtäviin ja riskeihin. Olennaista on, että tärkeät asiat on tunnistettu, vastuut määritelty ja toimintatavat ovat oikeasti käytössä.

Miten toimittaja valmistautuu arviointiin?

Valmistautuminen kannattaa aloittaa selvittämällä, mitä tilaaja arvioi, millä kriteereillä arviointi tehdään ja mitä aineistoa yritykseltä odotetaan.

Sen jälkeen vaatimukset kannattaa käydä järjestelmällisesti läpi. Mitkä asiat ovat jo kunnossa? Missä tarvittavat dokumentit sijaitsevat? Ovatko ne ajan tasalla? Kuka vastaa eri kokonaisuuksista? Onko yrityksessä hyviä käytäntöjä, joita ei ole koskaan dokumentoitu? Entä löytyykö ohjeita, joita ei todellisuudessa enää noudateta?

Valmistautumisessa ei pidä keskittyä vain uusien asiakirjojen tuottamiseen. Hyvä dokumentti ei auta, jos sen kuvaamaa toimintatapaa ei tunneta tai noudateta. Toisaalta yrityksessä voi olla paljon hyvää käytännön toimintaa, jota ei pystytä arvioinnissa osoittamaan.

Hyvä lähtökohta on yksinkertainen: toiminnan pitää olla kunnossa ja siitä pitää tarvittaessa pystyä esittämään luotettavaa näyttöä.

Arviointi ei pääty arviointipäivään

Toimittaja-arviointi ei yleensä ole kertaluonteinen projekti. Tilaaja voi seurata toimittajan toimintaa, pyytää korjaamaan havaittuja puutteita ja uusia arvioinnin määräajoin.

Myös yrityksen oma toiminta muuttuu. Henkilöstö ja alihankkijat vaihtuvat, työmenetelmät kehittyvät, uusia laitteita ja kemikaaleja otetaan käyttöön, asiakkaiden vaatimukset muuttuvat ja lainsäädäntö kehittyy. Riskien arvioinnit, ohjeet, koulutukset, rekisterit ja muut arvioinnissa tarvittavat tiedot tarvitsevat siksi jatkuvaa ylläpitoa.

Hyvin hoidettuna seuraava arviointi ei ala tilanteesta, jossa asiakirjoja ryhdytään kiireellä etsimään ja päivittämään. Tarvittavat asiat ovat osa yrityksen normaalia johtamista ja toimintaa.

Toimittaja-arviointiin tehty työ hyödyttää yritystä laajemminkin

Arviointiin valmistautumista ei kannata tehdä vain yhtä tilaajaa varten. Samoja toimintatapoja, tietoja ja dokumentteja voidaan tarvita seuraavan asiakkaan toimittajakyselyssä, tarjouskilpailussa, auditoinnissa tai vastuullisuuskyselyssä.

Järjestelmällisestä työstä voi olla hyötyä myös rahoitus- ja vakuutusasioissa, viranomaisvalvonnassa sekä vaatimustenmukaisuuden osoittamisessa. Esimerkiksi riskien arvioinnit, perehdytykset, koulutus- ja pätevyystiedot, turvallisuusohjeet, tarkastukset ja korjaavat toimenpiteet voivat olla tarpeellista näyttöä myös muissa tilanteissa kuin toimittaja-arvioinnissa. Dokumentointi voi auttaa jälkikäteen osoittamaan, mitä on arvioitu, päätetty, ohjeistettu, perehdytetty, tarkastettu ja korjattu.

Samalla yrityksen riskienhallinta ja toiminnan jatkuvuus kehittyvät. Kriittisiä toimittajia, avainhenkilöitä, toimintakatkosten mahdollisuuksia ja muita riippuvuuksia joudutaan tarkastelemaan järjestelmällisemmin. Myös poikkeamien, reklamaatioiden ja läheltä piti -tilanteiden käsittely voi parantaa laatua ja ehkäistä vahinkoja.

Hyvin hallitut toimintatavat tukevat myös vastuullisuutta. Yrityksen on helpompi vastata asiakkaiden ympäristöä, henkilöstöä, turvallisuutta, eettistä toimintaa ja toimitusketjua koskeviin kysymyksiin, kun tarvittavat tiedot ovat valmiiksi hallinnassa. Samalla yrityksen omien alihankkijoiden ja toimittajien hallinta paranee.

Järjestelmällisesti rakennettu toimintamalli voi myöhemmin helpottaa myös johtamisjärjestelmien kehittämistä ja mahdollisiin sertifiointeihin valmistautumista. Ennen kaikkea se vähentää riippuvuutta yksittäisten henkilöiden muistista ja hajallaan olevista tiedostoista.

Parhaimmillaan toimittaja-arviointiin valmistautuminen ei siis tarkoita vain seuraavan arvioinnin läpäisemistä. Samalla rakennetaan yrityksen omaa turvallisuutta, laatua, vastuullisuutta, riskienhallintaa ja johtamista – ja parannetaan valmiuksia vastata myös seuraavan asiakkaan vaatimuksiin.

ISO-standardit ja sertifikaatit toimittaja-arvioinnissa

Toimittaja-arvioinnissa voivat tulla vastaan esimerkiksi laadunhallinnan ISO 9001, ympäristöjohtamisen ISO 14001, työterveys- ja työturvallisuusjohtamisen ISO 45001 sekä tietoturvallisuuden ISO/IEC 27001. Nämä standardit tarjoavat kansainvälisesti tunnettuja malleja toiminnan järjestelmälliseen johtamiseen, ja niiden käsittelemät asiat ovat monilta osin samoja, joista myös tilaajat ovat kiinnostuneita toimittaja-arvioinneissa.

ISO-standardin mukainen johtamisjärjestelmä ja toimittaja-arviointi eivät kuitenkaan ole sama asia. Toimittaja-arviointi on yleensä tilaajan tarpeista lähtevä kokonaisuus, jossa voidaan tarkastella useita aihealueita samanaikaisesti ja painottaa juuri kyseiseen hankintaan tai toimittajaan liittyviä riskejä. Esimerkiksi laadunhallinnan lisäksi tilaajaa voivat kiinnostaa käytännönläheisemmin työturvallisuus, henkilöstön osaaminen, ympäristöasiat, vastuullisuus, tietoturva, toimitusvarmuus, alihankinta ja sopimusvaatimusten toteutuminen.

Tarvitaanko toimittajalta ISO-sertifikaattia?

Ei välttämättä. ISO-standardien mukaisten johtamisjärjestelmien sertifiointi on lähtökohtaisesti vapaaehtoista, vaikka yksittäinen tilaaja, sopimus tai tarjouskilpailu voi edellyttää tiettyä sertifikaattia. Organisaatio voi myös hyödyntää ISO-standardien periaatteita ja rakentaa niiden pohjalta toimintatapojaan ilman sertifiointia.

Erityisesti pienelle toimittajalle tai alihankkijalle useiden sertifioitujen johtamisjärjestelmien rakentaminen ja ylläpitäminen voi olla tarpeettoman raskas ratkaisu, jos asiakkaat tai toiminnan luonne eivät niitä edellytä. Sertifiointi tuo kustannuksia ja edellyttää järjestelmän jatkuvaa ylläpitoa. Ratkaisu kannattaa siksi tehdä yrityksen todellisten tarpeiden ja asiakasvaatimusten perusteella.

Sertifioidusta järjestelmästä voi kuitenkin olla merkittävää hyötyä. Esimerkiksi ISO 9001 -sertifiointi on yksi tapa osoittaa asiakkaalle, että laadunhallintajärjestelmä on arvioitu määriteltyjä vaatimuksia vasten. Akkreditoidun vaatimustenmukaisuuden arviointielimen myöntämä sertifikaatti tuo tähän lisäksi riippumatonta varmuutta sertifiointielimen pätevyydestä.

Sertifikaatin tausta ja riippumattomuus kannattaa tarkistaa

Markkinoilla on erilaisia palveluita, joissa yritykselle tarjotaan johtamisjärjestelmän rakentamista, ohjelmistoa tai pilvipalvelua, konsultointia, auditointia ja sertifikaattia. Kokonaispalvelu voi vaikuttaa helpolta ratkaisulta, mutta ennen hankintaa kannattaa selvittää tarkasti, mitä ollaan ostamassa, kuka eri tehtävistä vastaa ja millainen riippumattomuus sertifioinnin taustalla on.

ISO (International Organization for Standardization) ei itse sertifioi yrityksiä. Johtamisjärjestelmän rakentaminen ja konsultointi sekä riippumaton kolmannen osapuolen sertifiointi ovat eri tehtäviä. Johtamisjärjestelmien sertifiointia koskevissa kansainvälisissä vaatimuksissa korostuvat sertifiointiorganisaation pätevyys, johdonmukainen toiminta ja puolueettomuus. Sertifioinnin tarkoituksena on antaa ulkopuolista näyttöä siitä, että johtamisjärjestelmä täyttää sille asetetut vaatimukset.

Suomessa FINAS toimii kansallisena akkreditointielimenä ja arvioi muun muassa sertifiointiorganisaatioiden pätevyyttä. Akkreditointi koskee aina määriteltyä pätevyysaluetta. Siksi sertifiointipalvelua hankittaessa kannattaa tarkistaa paitsi sertifiointiorganisaation mahdollinen akkreditointi myös se, kattaako akkreditointi juuri kyseisen sertifiointitoiminnan.

Akkreditoimattomuus ei automaattisesti tarkoita, että sertifiointiorganisaatio olisi epäluotettava tai yrityksen johtamisjärjestelmä huono. Akkreditointi antaa kuitenkin riippumatonta vahvistusta sertifiointiorganisaation pätevyydestä. Kaikkien markkinoilla tarjottavien sertifikaattien tausta ja niiden antama näyttö eivät siten välttämättä ole samanlaisia. Jos sertifikaattia tarvitaan esimerkiksi tarjouskilpailua, asiakasvaatimusta tai toimittajaksi hyväksymistä varten, sen hyväksyttävyys kannattaa varmistaa tilaajalta etukäteen.

Sertifioinnissa myös puolueettomuudella ja riippumattomuudella on olennainen merkitys. Jos johtamisjärjestelmän rakentamiseen, konsultointiin, auditointiin ja sertifiointiin osallistuu keskenään sidoksissa olevia toimijoita, kannattaa selvittää, miten tehtävät on erotettu toisistaan ja miten sertifioinnin puolueettomuus ja riippumattomuus on varmistettu. Pelkkä johtamisjärjestelmän ylläpitoon käytettävän ohjelmiston tai pilvipalvelun tarjoaminen ei kuitenkaan itsessään ratkaise riippumattomuuskysymystä.

Sertifiointipalvelua harkittaessa kannattaa selvittää ainakin, kuka johtamisjärjestelmän rakentaa tai siinä konsultoi, kuka auditoinnin suorittaa, kuka tekee sertifiointipäätöksen, kuka sertifikaatin myöntää ja kattaako mahdollinen akkreditointi juuri kyseisen sertifiointitoiminnan.

Erityisen tarkasti kannattaa selvittää sellaisen palvelukokonaisuuden tausta, jossa yritykselle tarjotaan sekä valmis johtamisjärjestelmä että siihen liittyvä sertifikaatti. Sertifikaatin arvoa ei ratkaise sen ulkoasu tai pelkkä viittaus ISO-standardiin. Olennaista on, mitä on arvioitu, millä menettelyllä arviointi on tehty, kuka sertifioinnista vastaa sekä millä pätevyydellä, puolueettomuudella ja riippumattomuudella arviointi on toteutettu.

Järjestelmän pitää toimia myös käytännössä

Sertifikaattia tärkeämpää on lopulta se, miten yritys toimii käytännössä. Johtamisjärjestelmän tarkoituksena ei ole tuottaa kansiota, asiakirjapakettia tai sertifikaattia, vaan ohjata yrityksen todellista toimintaa.

Tämä korostuu toimittaja-arvioinnissa. Arvioija voi esimerkiksi pyytää nähtäväksi riskien arviointeja, koulutus- ja perehdytystietoja, tarkastuksia, poikkeamien käsittelyä ja korjaavia toimenpiteitä – ja keskustella henkilöstön kanssa siitä, miten toimintatapoja käytännössä noudatetaan. Esimerkiksi ISO 9001-järjestelmän toimivuuden tarkistaminen, sisäiset auditoinnit ja jatkuva parantaminen ovat olennainen osa kokonaisuutta.

Jos yritykselle on rakennettu näyttävä johtamisjärjestelmä, jota henkilöstö ei tunne ja jota ei todellisuudessa käytetä, siitä voi muodostua arvioinnissa pikemminkin ongelma kuin etu. Dokumenttien ja käytännön toiminnan välinen selvä ristiriita herättää helposti lisäkysymyksiä myös muun aineiston luotettavuudesta.

ISO-standardit voivat siis tarjota erittäin hyvän perustan toiminnan kehittämiselle, ja asianmukaisesti toteutettu sertifiointi voi antaa tilaajalle arvokasta lisänäyttöä.

Toimittaja-arvioinnissa ratkaisevaa on kuitenkin kokonaisuus: pystyykö toimittaja osoittamaan, että tilaajalle olennaiset asiat on tunnistettu, niitä johdetaan järjestelmällisesti ja sovitut toimintatavat toteutuvat myös käytännössä.

Pro pilvipalveluilta löytyy työkaluja myös ISO-järjestelmien ylläpitoon: www.laadunhallintajarjestelma.fi